¿Qué hacer si un Inspector de Trabajo visita nuestra empresa?

Si recibes la visita de un Inspector de Trabajo en tu empresa, esto es lo que debes tener en cuenta.

Si esto ocurre debemos saber que el Inspector de Trabajo y Seguridad Social, o el Subinspector Laboral, pueden personarse en el centro de trabajo de dos formas distintas:

  1. Identificándose en su condición de funcionario de la Inspección de trabajo.
  2. De incógnito, es decir, haciéndose pasar por un cliente, por ejemplo, si considera que dicha identificación puede perjudicar el éxito de la inspección.

Si decide identificarse debe hacerlo documentalmente, mediante la acreditación oficial expedida por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y debe comunicar su presencia al empresario, a su representante o a la persona inspeccionada.

Y si decide iniciar la visita de incógnito, debe identificarse posteriormente si desea acceder a las dependencias de la empresa, pedir documentación o identificar a los presentes en el centro de trabajo; porque si no se identifica, no podrá hacer uso de las facultades que le atribuye la Ley, es decir, no puede realizar la inspección ni el inspeccionado está obligado a atenderlo.

Una vez que el Inspector llega al centro de trabajo se plantean otras cuestiones:

  1. ¿Podemos impedir la entrada al Inspector?
  2. ¿Qué ocurre si lo hacemos? 

La respuesta a la primera pregunta es, con carácter general, negativa porque, por Ley, el Inspector o Subinspector de Trabajo, al igual que los inspectores de Hacienda, puede entrar libremente, en cualquier momento y sin previo aviso, en el centro de trabajo, establecimiento o lugar sujeto a inspección y puede permanecer en el mismo.

Sin embargo, existe una excepción, si el centro de trabajo sometido a inspección coincide con el domicilio de una persona física, el inspector debe obtener su expreso consentimiento y, en caso de que no sea así, obtener la oportuna autorización judicial, pues así lo exige el Artículo 18.2 de la Constitución, que se refiere a la inviolabilidad del domicilio.

Es el caso, por ejemplo, del médico que pasa consulta en su propia casa o del abogado que tiene establecido su despacho en una dependencia de su domicilio.

Debe tenerse en cuenta que las actuaciones inspectoras podrán realizarse por uno o por varios funcionarios y podrán extenderse durante el tiempo que resulte necesario.

Y respecto a la segunda pregunta, la Ley, para garantizar que los inspectores puedan cumplir con la función de control que tienen encomendada, regula infracciones por obstrucción, que se contemplan en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Se considerarán obstrucciones a la labor inspectora las acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de las funciones de vigilancia del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y convenios colectivos que se encomiendan a los Inspectores y Subinspectores de Trabajo y Seguridad Social.

Y, conforme al Artículo 40 del Real Decreto Legislativo 5/2000, están infracciones se sancionarán con cuantías que van desde 70 euros en el grado mínimo de la infracción leve, hasta 225.018 euros, en el grado máximo de la infracción muy grave.

Por tanto, si se le impide la entrada o permanencia en el centro de trabajo a los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y de los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, estos pueden levantar un acta de infracción por obstrucción, que puede dar lugar a la imposición de multas de entre 7.501 y 225.018 euros.

Igualmente, si la visita ha sido previamente concertada o acordada con el Inspector, la ausencia injustificada del inspeccionado también puede ser considerada como obstrucción a la labor inspectora.

¿Y qué puede hacer el Inspector una vez que ha entrado en el centro de trabajo y se ha identificado?

El Inspector o Subinspector puede pedir que durante la visita de inspección lo acompañe el empresario o su representante; o también los trabajadores, sus representantes y los peritos y técnicos de la empresa; e incluso peritos o expertos pertenecientes a la Administración u otros habilitados oficialmente.

Y con ocasión de sus visitas a los lugares de trabajo, los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social solicitarán la presencia de los representantes de los trabajadores cuando legalmente proceda, conforme a la normativa de prevención de riesgos laborales, o cuando así lo aconseje la índole de la actuación a realizar.

El Inspector o Subinspector también puede durante la visita exigir la identificación, o razón de su presencia, de las personas que se encuentren en el centro de trabajo inspeccionado y también puede requerir información, sólo o ante testigos, al empresario o al personal de la empresa sobre cualquier asunto objeto de la inspección.

En este caso debe tenerse claro que la responsabilidad, y las consecuencias, respecto a la no identificación documental de las personas que se encuentren en el centro de trabajo inspeccionado es exclusiva de cada una de ellas porque el inspeccionado, aun siendo el empresario, no goza de autoridad para obligar a otras personas a identificarse, si no quisieran hacerlo.

No obstante, con independencia de que la persona en cuestión se niegue a identificarse, el empresario debe estar en condiciones de poder explicar las razones de la presencia de las personas que se encuentren en el centro de trabajo, especialmente de las que se encuentren realizando alguna actividad.

Y la negativa a identificarse o a identificar o dar razón de su presencia sobre las personas que se encuentren en dicho centro realizando cualquier actividad está considerada como una infracción por obstrucción muy grave, que puede dar lugar a la imposición de la sanción correspondiente (entre entre 7.501 y 225.018 euros); como hemos señalado.

Una vez que el Inspector o Subinspector ha entrado en el centro de trabajo debemos saber que, conforme a la Ley, puede practicar cualquier diligencia de investigación, examen, reconstrucción o prueba que consideren necesaria.

Asimismo, puede examinar en el centro de trabajo todo tipo de documentación para verificar el cumplimiento de la legislación del orden social, tales como: libros, registros, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético (para los que habrá que facilitarle las claves), declaraciones oficiales y contabilidad; documentos de inscripción, afiliación, alta, baja, justificantes del abono de cuotas o prestaciones de Seguridad Social; documentos justificativos de retribuciones; documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales y cualesquiera otros relacionados con las materias sujetas a inspección.

Igualmente, puede requerir que dicha documentación le sea presentada en las oficinas de la ITSS y a que se le suministre en soporte electrónico, si así se conserva.

Es importante saber que la documentación citada solo puede ser entregada a la Inspección de Trabajo por el titular o por personas con autoridad dentro de la empresa; por lo que, si en el momento de llevarse a cabo la visita no está presente el titular o una persona con autoridad en la empresa, el Inspector no podrá acceder a esa información en ese momento. En este caso, lo que sí puede hacer el Inspector es requerir la comparecencia del inspeccionado ante el funcionario actuante para aportar la documentación que se le señale en un momento posterior.

La Inspección también puede tomar o sacar muestras de sustancias y materiales utilizados o manipulados en el establecimiento, realizar mediciones, obtener fotografías, videos, grabación de imágenes, levantar croquis y planos, siempre que se notifique al empresario o a su representante, y obtener copias y extractos de todos los documentos mencionados anteriormente.

Otra cuestión importante a tener en cuenta es que la Inspección de Trabajo puede adoptar, en cualquier momento del desarrollo de las actuaciones, las medidas cautelares que considere oportunas y sean proporcionadas, para impedir la destrucción, desaparición o alteración de la documentación citada anteriormente, siempre que no cause perjuicio de difícil o imposible reparación a los inspeccionados o implique violación de sus derechos.

No obstante, lo cierto es que no resulta muy frecuente la adopción de medidas cautelares y, en caso de adoptarse, debe hacerse de forme restrictiva, en cuanto que dichas medidas afectan a la actividad de la empresa y a los derechos del empresario.

Finalmente, sepa que, cuando la inspección se haya iniciado por medio de una visita y no sea posible su finalización porque el inspeccionado no aporte los documentos solicitados, la actuación de la ITSS puede continuar mediante un requerimiento para aportar dicha documentación en una comparecencia del sometido a inspección ante el funcionario de la ITSS en una fecha posterior.